介護の申し送りがうまくいかない原因はこれ！正しく伝わるコツと仕組みを解説

「施設の申し送りがうまくいっていない」「内容が薄い」と感じていませんか？

実は、特別なスキルがなくても、仕組みを整えるだけで申し送りの質は大きく改善できます。

なぜなら、多くの現場では「いつ・どこで・誰が・何を・どうやって伝えるか」が曖昧なまま運用されているからです。

私はこれまで介護リーダーとして、申し送りの改善に取り組み、「聞いていない」「伝わっていない」といったトラブルを大幅に減らしてきました。

この記事では、申し送りを改善するための「4つのポイント」と「具体的なやり方」をリーダー視点で解説します。

この記事を読むと、誰でも実践できる申し送り改善の方法が分かり、情報共有の質が上がり、現場の負担を減らすことができます。

結論、申し送りはセンスではなく「仕組み」で決まるということです。

申し送りとは？

申し送りとは、利用者の状態や出来事に関する情報を収集・共有し、必要に応じて今後の対応を検討する場です。

単なる「情報伝達」ではなく、
・何が起きているのかを正しく把握する
・その情報をチームで共有する
・必要であれば対応を考える

という3つの役割を持っています。

たとえば、
「A様は14時からデイサービスです」といった共有だけで完結する内容もあれば、
「食形態を上げたが食事量が低下している」といったように、今後の対応を検討すべき内容もあります。

しかし実際の現場では、共有だけで終わり、「で、どうするのか？」まで踏み込めていないケースも少なくありません。

本来の申し送りは、情報をつなぐだけでなく、ケアの質を高めるための重要な仕組みです。

申し送りの質は「情報量」で決まる

申し送りの質を左右する最大のポイントは、どれだけ適切な情報が集まっているかです。

どれだけ話し方や形式を工夫しても、もともとの情報が不足していれば、内容の薄い申し送りになってしまいます。

たとえば、
「A様いつもと変わりありません」という申し送りは、一見問題ないように見えますが、
・食事量は本当に安定しているのか
・排泄状況に変化はないのか
・認知症の症状に揺れはないのか

といった具体的な情報がなければ、受け手は正しく判断できません。

つまり、申し送りはその場で作られるものではなく、日々の観察と記録の積み重ねで質が決まるということです。

だからこそ、現場では「何を見て、何を記録するのか」を明確にしておく必要があります。
これが整理されてはじめて、共有や検討の質が高まります。

仕組みがなければ申し送りはうまくいかない

申し送りを改善するうえで大前提となるのは、個人の力量に頼らず、仕組みとして運用されていることです。

どれだけ意識の高い職員がいても、
・時間がバラバラ
・場所が決まっていない
・伝える内容が曖昧

といった状態では、安定した申し送りは成立しません。

現場でよくあるのが、
「できる人はしっかり伝えるが、できない人は伝えられない」
という属人化です。

この状態では、情報の質にバラつきが生まれ、
結果として「聞いていない」「伝わっていない」といったトラブルにつながります。

申し送りは、誰がやっても一定の質になるように整えるものです。

そのためには、
「いつ・どこで・誰が・何を・どうやって伝えるのか」を明確にし、
現場で迷わず実践できる状態を作ることが必要です。

申し送りを改善する4つのポイント

申し送りを改善するためには、「いつ・どこで・誰が・何を伝えるのか」を明確にすることが重要です。
ここでは、リーダーが押さえるべきポイントを解説します。

時間の確保

申し送りはシフトが入れ替わるタイミングで行います。
それぞれ時間が確保できているか振り返ってみましょう。

例：
夜勤明け➜日勤リーダー➜夜勤入り
日勤リーダー➜その他の出勤者（早番、遅番、登録スタッフなど）

➜のところが入れ替わるタイミングです。

場所の確保

フロア、事務所、会議室など様々です。
一同に多くの多職種が集まる場合は、事務所。
介護職のみの場合は、フロア。
のようにどこで行うのか明確にします。

参加者を決める

介護施設には、介護職員だけではなく、看護職員・言語聴覚士・理学療法士・作業療法士・相談員・ケアマネジャー・施設長など様々な職種が働いています。皆、専門性があります。それぞれの視点から申し送りができます。

◆実例まとめ

課題：日勤リーダーが不在で情報がつながらない
当時の施設には 日勤リーダーが存在せず、
夜勤明けの申し送りを事務所にて早番・日勤スタッフが聞く形になっていました。

夜勤明け → 早番・日勤へは伝わる
しかし、早番・日勤 → 遅番・夜勤入りへの伝達者がいない。

という状態で、情報が途中で途切れるのが大きな問題でした。

その結果、
「夜勤入りスタッフが大事な情報を知らない」
「遅番だけ状態変化を把握していない」
など、現場にミスや認識違いが生まれていました。

改善策：“日勤リーダー”を設置した
申し送りをスムーズにするには、誰が受け取り、誰に伝えるのかを明確にする必要がありました。
そこで、まずは 日勤リーダーを設置。
本来日勤リーダー業務は幅が広いですが、最初は役割を1つに絞り、
・夜勤明けの申し送りを確実に受け取る
・その内容を、遅番・夜勤入りへ的確に伝える
この2点だけを担当してもらいました。

成果：遅番・夜勤入りへの情報伝達が安定した
それまでは事務所で多職種との申し送りはできていたものの、
フロアの介護職同士では申し送りが成立していませんでした。

日勤リーダーを置いたことで、
遅番スタッフへの申し送りが毎日確実に実施。
夜勤入りへの伝達漏れが解消。
シフト間の情報共有がスムーズになり、トラブルが激減。

◆ポイント
「申し送りは誰が受けて誰が伝えるのか」役割を決めるだけで、シフト間の情報の流れが劇的に良くなる。
といった改善が生まれました。

内容決める

申し送りで大切なところです。

内容を決めることで、そこに意識が向くので情報が増え、内容が濃くなります。

◆ 伝えるべき情報

介護職：食事・排泄・入浴・認知症・終末期が中心
看護職：医療的処置・体調変化
施設長：事故やクレームの共有・会議で決まったことの共有・業務改善

◆実例まとめ

「○○様いつもとお変わりありません。」
この合言葉をなんとかしないといけませんでした。
そこで、身体機能の維持に直結している３大介護（食事・排泄・入浴）と認知症、終末期の５つは申し送ることにしました。
まず、なぜこの５つなのかスタッフに腹落ちしてもらう必要があります。そこで研修をしました。
研修内容は、３大介護・認知症・終末期のそれぞれのケアで介護職が目指すゴールと、その根拠を説明しました。
ゴールとはなにか？！と気になった方は、下記の記事を参照ください。
そこからは、利用者のどこをみればいいのか明確になりました。また、情報が増えたことにより看護職員から「〇〇はどうなの？」とツッコミが入るようになりました。そのおかげで、看護側の必要な情報もわかり、申し送りの内容が充実していきました。

３大介護・認知症・終末期のそれぞれのケアのゴールとは？▼

申し送りの5つのやり方

申し送りは1つの方法にこだわるのではなく、それぞれの特性を理解して使い分けることが重要です。
ここでは代表的な5つのやり方と、それぞれの特徴を解説します。

1. 口頭（対面での申し送り）
2. パソコン（正式な記録）
3. ノート（共有ノート・連絡帳）
4. ホワイトボード（速報用の掲示板）
5. メモ（その場の走り書き）

①口頭（対面での申し送り）

メリット

• ニュアンス・緊急度・表情が伝わりやすい
• その場で質問・確認ができ、誤解が減る
• 参加者の理解度を見ながら説明できる
• 他職員がその場で補足でき、情報の精度が上がる

デメリット

• 時間と場所を確保する必要がある
• 全員が同じタイミングで揃わないと共有漏れが起きやすい
• 伝え手の力量によって情報量に差が出る
• 内容が残らない（記録は別途必要）

②パソコン（正式な記録）

メリット

• 情報が正確に残り、後で誰でも確認できる
• バイタル・食事量などの数値情報の管理に強い
• 時系列で追えるため、状態変化が掴みやすい
• 共有範囲が広く、多職種も閲覧しやすい

デメリット

• 文字だけでは緊急度や雰囲気が伝わらない
• 記録時間が必要（忙しいと入力が遅れる）
• パソコンが混んでいるとすぐに記録できない
• 誤字・入力漏れがあると伝達ミスにつながる

③ノート（共有ノート・連絡帳）

メリット

• 時系列で「何があったか」が流れで分かる
• パソコンより気軽に書ける
• 文章の端々に“現場の空気感”が残りやすい

デメリット

• 誰が読んだか分かりにくい
• 書き手のクセで読みづらいことがある
• 情報が古くなると探すのが大変
• ノートが職場に1冊しかないと混雑する

④ホワイトボード（速報用の掲示板）

メリット

• 一目で「今すぐ知るべき情報」が分かる
• シフト交代の指差し確認に使いやすい
• 多職種・新人もすぐキャッチできる
• 更新が簡単で、緊急情報に強い

デメリット

• 書けるスペースが限られる
• 誰かが消すと情報が消える（管理する人が必要）
• 詳細情報を書くのには向かない
• 字が小さい・読みづらいと共有率が下がる

⑤メモ（その場の走り書き）

メリット

• バタつく時間帯でもすぐ書ける
• 忘れやすい「その場の気づき」を残せる
• 後でノート・パソコンに転記する下書きとして便利
• 職員によっては覚書として必須

デメリット

• メモのままだと他者に伝わらない
• 失くしやすく、転記漏れが事故原因に
• 情報量が少ない、曖昧になりやすい
• 形式がバラバラで統一しづらい

申し送りの質が向上する組み合わせ

① ホワイトボード（速報・重要共有）
＋
② 口頭（対面での申し送り）
＋
③ パソコン（正式な記録）

この3つを組み合わせると、
“即時性・正確性・抜け漏れ防止” のすべてがカバーできます。

① ホワイトボード → 今すぐ必要な情報を全員に見える化

役割

• シフトに入った瞬間に大事な情報が一発で分かる
• 多職種、新人、登録スタッフもすぐ把握できる

書く内容（例）

• 転倒のリスクが高い方
• 急遽の受診や体調変化
• 看取りの経過
• 本日の特記事項（誕生日、面会予定、ショート新規など）

現場での効果

口頭で聞き逃しても、ホワイトボードを見れば補えるため
「聞いてない」クレームが激減します。

② 口頭 → ニュアンス・緊急度・優先順位が伝わる

役割

• “声のトーン”“表情”で緊急度が伝わる
• その場で質問でき、誤解が少ない
• 多職種が揃うことで視点が増える

話す内容（例）

• ホワイトボードに書いた内容の詳細
• 特に見てほしい利用者の様子
• 直前の状態変化（朝、排泄、食事）
• 「今日はこの人を重点的に」という優先順位

現場での効果

パソコンやノートの文字だけでは伝わらない“現場の空気”が共有されるため、
「気づけなかった事故」が減ります。

③ パソコン → 正式記録として残す・追える

役割

• 正式な申し送り内容を残す
• バイタルや食事量、受診状況などを正確に管理
• 夜勤明けや長期休み明けでもすぐ理解できる

記録内容（例）

• 体調、ADL変化
• 医療・看護情報
• 食事・水分量
• 排泄状況
• リスク関連（転倒・感染・看取り etc.）

現場での効果

過去のデータを追えるため、
「小さな変化の見落とし」がなくなります。

申し送り改善で失敗しないためのポイント

申し送りは仕組みを整えれば改善できますが、運用の仕方によっては逆効果になることもあります。
ここでは、実践するうえで押さえておきたいポイントを解説します。

いきなり完璧を目指さない

申し送り改善でよくある失敗が、最初からすべてを整えようとすることです。

・内容を細かく決めすぎる
・多職種を一気に参加させる
・新しいルールを増やしすぎる

こうしたやり方は、現場の負担を増やし、結果的に続かなくなります。

まずは「内容を決める」または「日勤リーダーを置く」など、
1つだけ改善することから始めると定着しやすくなります。

ルール化すると“形だけ”になるリスク

申し送りはルールを作ることで安定しますが、
形だけの運用になるリスクもあります。

例えば、
・決められた項目をただ読み上げるだけ
・考えずに「異常なし」で済ませる

といった状態になると、質は上がりません。

・なぜこの情報が必要なのかを共有する
・時々、内容を見直す機会を作る

「考える申し送り」を維持することが重要です。

メリット｜現場が“気づけるチーム”になる

申し送りを改善すると、単に情報共有が良くなるだけではありません。

・小さな変化に気づける
・事故やトラブルが減る
・多職種の連携が強くなる
・新人でも動きやすくなる

結果として、現場全体のケアの質が底上げされます。

特に大きいのは、
「誰かが気づく」のではなく、“チームで気づける”状態になることです。

デメリット｜最初は手間と時間がかかる

一方で、導入初期は負担もあります。

・ルールを決める時間が必要
・職員への説明や共有が必要
・慣れるまで時間がかかる

そのため、最初は
「面倒になった」と感じる職員も出てきます。

・短時間（10〜15分）で終わる設計にする
・効果（ミス減少など）を共有する

これにより、徐々に現場に定着していきます。

まずは1つだけ変えてみてください

結論は、申し送りは仕組みを整えれば必ず改善できるということです。

「いつ・どこで・誰が・何を・どうやって伝えるか」を整理するだけで、
情報の抜けやズレは大きく減り、現場の動きやすさは確実に変わります。

実際に、小さな改善でも
「聞いていない」「伝わっていない」といったトラブルは減っていきます。

この記事で紹介した中から、
あなたの施設で取り入れやすいものを1つだけ選んで実践してみてください。

それだけで、現場は確実に前に進みます。
まずは今日、1つだけ変えてみましょう。

「利用者さんのために、本当に良い介護ができているのかな？」と感じているスタッフさんへ▼