介護の申し送りがうまくいかない原因はこれ！正しく伝わるコツと仕組みを解説

「施設の申し送りがうまくいっていない。」「内容が薄い。」と悩んでいませんか？

この悩みは、①4つ（時間・場所の確保、多職種の参加、内容の充実）のポイント②やり方（口頭やパソコンなど）を工夫すれば解決します。

なぜなら、申し送りがうまくいかない多くの原因は、情報を伝える仕組みや環境が整っていないからです。
「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「どうやって」伝えるかを整理すれば、誰でも必要な情報を漏れなく共有できるようになります。

「多職種が参加すると視点が増え、内容が深まる」
「話すポイントを決めれば重要情報が抜けにくくなる」
「口頭だけでなくPCや記録を併用すれば伝達ミスが減る」

といったように、 仕組みを少し変えるだけで申し送りの質は大きく向上します。

実際、わたしの施設も以前は、お世辞にも「上手い」とは言えない申し送りでした。
「○○様いつもとお変わりありません。」が合言葉のように繰り返され、誰も疑問を持たず「了解です」で終了。
介護リーダーとして異動してきたわたしは、「そもそも“いつも”を知らないぞ…」「看取りの方がいたはずでは？なんの情報もなし？」と戸惑うばかりでした。
申し送りを聞けば、その施設のレベルがわかるといいます。申し送りが上手な施設は「トラブルが少ない印象」です。
案の定、利用者・ご家族・スタッフから「聞いていない。」などのクレームが多く寄せられていました。
当たり前を当たり前にしようと、申し送りを「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「どうやって」伝えるかを整理。その中でも、一番の成果は、何を伝えるのかを明確にしたことで、スタッフは意識して利用者を観察するようになりました。

この記事では、4つのポイントをそれぞれリーダーの視点で記載していきます。また、申し送りの質が向上する組み合わせをお伝えします。

一度読んでいただくと、

・すぐに実践できる「申し送り改善の4ポイント」がわかる
・リーダー視点の実例付きで、現場に落とし込みやすい
・口頭・紙・PCなど、あなたの施設に合わせたやり方を選べる
・クレームや伝達ミスを減らし、現場の負担を軽減できる

とメリットを感じてもらえると思います。

申し送りは「センス」や「経験」ではなく、仕組みを整えれば誰でも質を上げられる業務です。
4つのポイントと適切なやり方を押さえることで、情報が伝わる、トラブルが減る、チームが動きやすくなる。
そんな申し送りが実現できます。

申し送りとは？

そもそも、申し送りとは何でしょうか？

情報を収集し、共有し、検討する場です。

情報によっては、共有して終了（「〇〇様14時からデイサービスです。準備をお願いします。」など）という場合がありますが、検討しないといけない情報もあります。
たとえば、食形態を上げた利用者の食事量や嚥下状態はどうだったのか？問題ありの場合、今後どうするのか？を検討します。
ただ実際、検討まで出来ている施設はわたしの感覚では少ないです。「で、どうするの？」って突っ込みたくなる送りです。
また共有の内容も薄かったりします。
なぜか？
それは、情報が不足しているからです。
申し送りは、情報の収集が一番大切です。ここがうまくいって、共有の内容が濃くなり検討する材料が揃います。
だからこそ、上記で記載した「何を伝えるのか」を明確にしておくことが重要です。

4つのポイント

時間の確保

申し送りはシフトが入れ替わるタイミングで行います。
それぞれ時間が確保できているか振り返ってみましょう。

例：
夜勤明け➜日勤リーダー➜夜勤入り
日勤リーダー➜その他の出勤者（早番、遅番、登録スタッフなど）

場所の確保

フロア、事務所、会議室など様々です。
多職種も参加するなど、一同に多くの職員が集まる場合は、事務所。
介護職のみの場合は、フロア。
のようにどこで行うのか明確にします。

◆実例まとめ

課題：日勤リーダーが不在で情報がつながらない
当時の施設には 日勤リーダーが存在せず、
夜勤明けの申し送りを事務所にて早番・日勤スタッフが聞く形になっていました。

夜勤明け → 早番・日勤へは伝わる
しかし、早番・日勤 → 遅番・夜勤入りへの伝達者がいない。

という状態で、情報が途中で途切れるのが大きな問題でした。

その結果、
「夜勤入りスタッフが大事な情報を知らない」
「遅番だけ状態変化を把握していない」
など、現場にミスや認識違いが生まれていました。

改善策：“日勤リーダー”を設置した
申し送りをスムーズにするには、誰が受け取り、誰に伝えるのかを明確にする必要がありました。
そこで、まずは 日勤リーダーを設置。
本来日勤リーダー業務は幅が広いですが、最初は役割を1つに絞り、
・夜勤明けの申し送りを確実に受け取る
・その内容を、遅番・夜勤入りへ的確に伝える
この2点だけを担当してもらいました。

成果：遅番・夜勤入りへの情報伝達が安定した
それまでは事務所で多職種との申し送りはできていたものの、
フロアの介護職同士では申し送りが成立していませんでした。

日勤リーダーを置いたことで、
遅番スタッフへの申し送りが毎日確実に実施。
夜勤入りへの伝達漏れが解消。
シフト間の情報共有がスムーズになり、トラブルが激減。

◆ポイント
「申し送りは誰が受けて誰が伝えるのか」役割を決めるだけで、シフト間の情報の流れが劇的に良くなる。
といった改善が生まれました。

参加者を決める

介護施設には、介護職員だけではなく、看護職員・言語聴覚士・理学療法士・作業療法士・相談員・ケアマネジャー・施設長など様々な職種が働いています。皆、専門性があります。それぞれの視点から申し送りができます。

内容決める

申し送りで大切なところです。

内容を決めることで、そこに意識が向くので情報が増え、内容が濃くなります。

◆ 伝えるべき情報

介護職：食事・排泄・入浴・認知症・終末期が中心
施設長：事故やクレームの共有・会議で決まったことの共有・業務改善
看護職：医療的処置・体調変化

◆実例まとめ

「○○様いつもとお変わりありません。」
この合言葉をなんとかしないといけませんでした。
そこで、身体機能の維持に直結している３大介護（食事・排泄・入浴）と認知症、終末期の５つは申し送ることにしました。
まず、なぜこの５つなのかスタッフに腹落ちしてもらう必要があります。そこで研修をしました。
研修内容は、３大介護・認知症・終末期のそれぞれのケアで介護職が目指すゴールと、その根拠を説明しました。
ゴールとはなにか？！と気になった方は、下記の記事を参照ください。
そこからは、利用者のどこをみればいいのか明確になりました。また、情報が増えたことにより看護職員から「〇〇はどうなの？」とツッコミが入るようになりました。そのおかげで、看護側の必要な情報もわかり、申し送りの内容が充実していきました。

３大介護・認知症・終末期のそれぞれのケアのゴールとは？▼

５つのやりかた

1. 口頭
2. パソコン
3. ノート
4. ホワイトボード
5. メモ

①口頭（対面での申し送り）

メリット

• ニュアンス・緊急度・表情が伝わりやすい
• その場で質問・確認ができ、誤解が減る
• 参加者の理解度を見ながら説明できる
• 他職員がその場で補足でき、情報の精度が上がる

デメリット

• 時間と場所を確保する必要がある
• 全員が同じタイミングで揃わないと共有漏れが起きやすい
• 伝え手の力量によって情報量に差が出る
• 内容が残らない（記録は別途必要）

②パソコン（正式な記録）

メリット

• 情報が正確に残り、後で誰でも確認できる
• バイタル・食事量などの数値情報の管理に強い
• 時系列で追えるため、状態変化が掴みやすい
• 共有範囲が広く、多職種も閲覧しやすい

デメリット

• 文字だけでは緊急度や雰囲気が伝わらない
• 記録時間が必要（忙しいと入力が遅れる）
• パソコンが混んでいるとすぐに記録できない
• 誤字・入力漏れがあると伝達ミスにつながる

③ノート（共有ノート・連絡帳）

メリット

• 時系列で「何があったか」が流れで分かる
• パソコンより気軽に書ける
• 文章の端々に“現場の空気感”が残りやすい

デメリット

• 誰が読んだか分かりにくい
• 書き手のクセで読みづらいことがある
• 情報が古くなると探すのが大変
• ノートが職場に1冊しかないと混雑する

④ホワイトボード（速報用の掲示板）

メリット

• 一目で「今すぐ知るべき情報」が分かる
• シフト交代の指差し確認に使いやすい
• 多職種・新人もすぐキャッチできる
• 更新が簡単で、緊急情報に強い

デメリット

• 書けるスペースが限られる
• 誰かが消すと情報が消える（管理する人が必要）
• 詳細情報を書くのには向かない
• 字が小さい・読みづらいと共有率が下がる

⑤メモ（その場の走り書き）

メリット

• バタつく時間帯でもすぐ書ける
• 忘れやすい「その場の気づき」を残せる
• 後でノート・パソコンに転記する下書きとして便利
• 職員によっては覚書として必須

デメリット

• メモのままだと他者に伝わらない
• 失くしやすく、転記漏れが事故原因に
• 情報量が少ない、曖昧になりやすい
• 形式がバラバラで統一しづらい

申し送りの質が向上する組み合わせ

① ホワイトボード（速報・重要共有）
＋
② 口頭（対面での申し送り）
＋
③ パソコン（正式な記録）

この3つを組み合わせると、
“即時性・正確性・抜け漏れ防止” のすべてがカバーできます。

① ホワイトボード → 今すぐ必要な情報を全員に見える化

役割

• シフトに入った瞬間に大事な情報が一発で分かる
• 多職種、新人、登録スタッフもすぐ把握できる

書く内容（例）

• 転倒のリスクが高い方
• 医師・家族連絡あり
• 急遽の受診や体調変化
• 看取りの経過
• 本日の特記事項（誕生日、面会予定、ショート新規など）

現場での効果

口頭で聞き逃しても、ホワイトボードを見れば補えるため
「聞いてない」クレームが激減します。

② 口頭 → ニュアンス・緊急度・優先順位が伝わる

役割

• “声のトーン”“表情”で緊急度が伝わる
• その場で質問でき、誤解が少ない
• 多職種が揃うことで視点が増える

話す内容（例）

• ホワイトボードに書いた内容の詳細
• 特に見てほしい利用者の様子
• 直前の状態変化（朝、排泄、食事）
• 「今日はこの人を重点的に」という優先順位

現場での効果

パソコンやノートの文字だけでは伝わらない“現場の空気”が共有されるため、
「気づけなかった事故」が減ります。

③ パソコン → 正式記録として残す・追える

役割

• 正式な申し送り内容を残す
• バイタルや食事量、受診状況などを正確に管理
• 夜勤明けや長期休み明けでもすぐ理解できる

記録内容（例）

• 体調、ADL変化
• 医療・看護情報
• 食事・水分量
• 排泄状況
• リスク関連（転倒・感染・看取り etc.）

現場での効果

過去のデータを追えるため、
「小さな変化の見落とし」がなくなります。

この3つを組み合わせるとどうなるか？

ホワイトボード・口頭・パソコンを併用すると、
それぞれの弱点を補い合うため、申し送りの質が一気に安定します。

まとめ

申し送りは、特別なスキルよりも「仕組み」を整えることで、確実に質が上がります。
いつ・どこで・誰が・何を・どう伝えるかを決め、
口頭やパソコン、ホワイトボードなどを適切に組み合わせるだけで、情報の漏れやズレは大きく減らせます。

実際に私の施設でも、小さな改善を積み重ねるだけで
「聞いていない」「伝わっていない」がほとんどなくなり、
職員の動きやすさや利用者さんの安全につながりました。

この記事で紹介したポイントは、どれも今日から実践できます。
まずはあなたの施設に合いそうなものを1つだけ取り入れてみてください。
小さな一歩が、現場全体の変化につながります。

「利用者さんのために、本当に良い介護ができているのかな？」と感じているスタッフさんへ▼